Hospital Supply Chain Management

Síntese do nosso projeto final do Módulo Internacional MBA realizado na Universidade da California, Irvine (UCI), finalizado em out/novembro desse ano e que obteve excelente avaliação.

Hospital Supply Chain Management

Sidney B. Diniz

I. Introdução:

A Indústria de suprimentos hospitalares vive em constante ebulição tentando em ritmo frenético oferecer soluções compatíveis com o desenvolvimento de novas técnicas de diagnóstico e tratamento. Novas conquistas exigem novos materiais e equipamentos que se tornam cada vez mais sofisticados e, por conseguinte de maior custo. Isso faz com que o hospital de hoje não comporte mais um setor de materiais com função precípua de estocagem e distribuição. Nos dias atuais a exigência é muito maior, necessitando especialização e interação com participação ativa na avaliação e encaminhamento dessas novas soluções, havendo também por conseqüência, divisão de responsabilidades tanto do ponto de vista técnico como administrativo e financeiro, pois em media, dentro da literatura mundial, 25% dos custos hospitalares são insumos dependentes. Na realidade brasileira os gastos de materiais e serviços podem chegar a 50% dos custos do Hospital, incluindo-se 20% que são adquiridos de forma dispersa e sem programação adequada. O alto custo hospitalar também está ligado à ineficiência dos processos, contribuindo ainda mais para a sua elevação, e a resultante dessas linhas levará a uma rota de colisão com um orçamento que não tem mais como crescer dentro de seus vários compromissos. Como entender e resolver essa difícil equação, mantendo um padrão desejável de qualidade, passou a ser um grande desafio para o administrador hospitalar, passando a gestão logística a ter papel preponderante na saúde financeira da Instituição, pois com o maior desenvolvimento da Engenharia Biomédica que nos últimos anos fez surgir novas soluções para medicina, fez com que também as Indústrias de Materiais e Equipamentos colocassem no mercado novas gerações de produtos que oferecessem melhores resultados. A globalização da economia que tem provocado mudanças significativas na gestão empresarial a despeito de seu negócio, porte ou origem aproxima todos os países dessas conquistas, o que eleva mais ainda os custos da Instituição, pois evidentemente os profissionais querem sempre estar atualizado com esses novos produtos para que possam oferecer a seus pacientes as melhores soluções.

Desafios

· Maior desenvolvimento da Engenharia Biomédica.
· Globalização da economia.
· Saturação orçamentária.
· Novas técnicas de diagnóstico e tratamento
· Crescimento da Industria de Suprimentos Hospitalares
· Alto custo dos suprimentos hospitalares
· Falta de formação administrativa e profissional especializada em gestão de materiais.
· Atividades gerenciais sem visão sistêmica com os diversos setores funcionando de forma feudal.
· Pouco ou nenhum envolvimento das áreas técnicas , administrativa e financeira.
· Setor com atribuição específica de estocagem e distribuição.
· Ineficiência dos processos de qualificação, de compra e gerenciamento dos insumos.

II. Conceituação:

Buscando entender como melhor equilibrar essa equação de oferecer o melhor aos clientes internos e externos de maneira equilibrada, racional e a custos dentro da realidade de nosso mercado, fomos buscar um novo conceito de gerenciamento integrado de insumos que pudesse administrar o processo tanto internamente como externamente, desde sua geração, como também por análise de indicadores nos retornasse com os resultados de nossos investimentos, O Supply Chain Management, nos trouxe um novo conceito que não se limita a um simples controle, mas sim a uma nova lógica gerencial aplicável perfeitamente ao hospital, desde que um trabalho de base que valorize os protocolos e padronizações, envolvendo todos os seus segmentos possa ser implantado, como discutiremos a seguir. Segundo Lambert et al. (1998), o conceito de Supply CHaim Management(SCM) foi introduzido por consultores empresariais no começo dos anos 80 e começou a atrair a atenção dos profissionais e acadêmicos. Não devemos confundir SCM com logística, como alguns autores têm apregoado.
De modo resumido podemos conceituar logística baseados na definição dada pelo Council of Logistics Management, como a parcela do processo da cadeia de suprimentos que planeja , implanta e controla o fluxo eficiente e eficaz de produtos desde o seu ponto de origem até o ponto de consumo com o propósito de atender os requisitos do cliente. O conceito de Supply Chain Management não é apenas uma extensão da logística integrada, acrescentando outras atividades mais gerenciais e estratégicas com objetivo de criar valor para o consumidor final. Pois diante da variedade de produtos disponibilizada no mercado é exigível a compatibilização de seus custos com seus benefícios, considerando suas indicações como inegociáveis para justificar e qualificar sua utilização. Conceito esse que a nosso ver se encaixa ao negócio médico-hospitalar. E a chave de sucesso para esse processo é a integração de toda a cadeia, desde os fornecedores de insumos ate o consumidor final, em nosso caso, o paciente.
Como conceito teórico para melhor visualizarmos sua aplicabilidade no setor saúde, podemos definir que o Supply Chain Management visa unir todas as fases do processo visando otimizar os métodos de qualificação, compras e suprimentos, inventário, administração, previsões, armazenagem, transporte e entrega do produto, baseado no completo entendimento e integração entre todos os setores responsáveis por cada uma dessas etapas. Para tanto, torna-se necessário quebrar as barreiras organizacionais resultantes da prática do gerenciamento por silos, que se caracteriza pela perseguição de objetivos funcionais individuais conflitivos ou corporativos em detrimento de uma visão sistêmica. Deve-se buscar e mostrar que o resultado do conjunto é sempre maior ou de maior importância para a organização do que os resultados das partes, o que no caso da assistência hospitalar é uma tarefa desafiante, mas o administrador deve ter conhecimento , liderança e habilidade para buscar essa integração de atividades a reestruturação dos processos da cadeia de suprimentos, conseguindo assim vencer esse desafio pelos resultados alcançados.
O administrador hospitalar preocupado em oferecer as melhores condições a seus profissionais para realizarem os procedimentos mais corretos a seus pacientes, também tem que se preocupar com a disputa desenfreada das industrias em colocarem seus produtos independentemente, em muitas ocasiões de comprovações cientificas que respaldem a afirmação de que o seu é o melhor ou o mais completo ou que atende melhor aquela propedêutica ou aquele tratamento. E infelizmente utilizam para isso o profissional de saúde responsável por aquele setor especifico procurando convencê-lo de que o seu produto é o mais moderno ou de geração mais recente, mas que certamente é muito mais caro. O profissional que embora competente não tem tempo ou uma assessoria técnica que comprove todas as afirmações dos representantes de suas respectivas industrias, e no intuito de oferecer o melhor aos seus pacientes acabam sendo seduzidos por esse ou aquele material ou equipamento.
Por conta dessa situação passou a ser fundamental um gerenciamento mais profissional e integrado do setor de suprimentos onde profissionais especializados como, por exemplo, os de Engenharia Biomédica ou de equivalência técnica, estariam inseridos. Passou a ser crucial para a sobrevivência da Instituição de Saúde o comprar certo, isto é, adequadamente e racionalmente, pelo preço certo, significando preço justo, e ai a concorrência é fundamental. O produto mais adequado, isto é, especificações precisas, chegando o produto no tempo certo e no lugar certo. Os altos custos da saúde exigem um fluxo de caixa positivo com pequenos estoques, mas com bom sistema logístico.
É dentro desse conceito que fundamentamos a aplicabilidade do Supply Chain Management na saúde tornando vital para a Indústria e para o Hospital uma boa e sadia relação gerencial que se pode traduzir por uma sinérgica convivência em prol da existência de ambas. Nesse momento o Hospital se mostrará competente junto ao seu quadro de profissionais a fornecer e comprovar a qualidade do material ou equipamento que está sendo disponibilizado, dispondo para isso certificações de qualidade fornecidas pela industria e comprovada nas fases que antecederam a compra pelo pré-cadastramento junto ao componente biomédico ou técnico do setor, o que atenderá plenamente aos profissionais e pacientes. Concordamos com Healthcare Finance Management Association (HFMA) e McKesson quando coloca em seus relatórios que qualquer organização pode reduzir significativamente o custo de suas operações através da austeridade administrativa, padronização de insumos, sistema de compras automatizado e informatizado, parcerias estratégicas e um nível de organização de Supply Chain Management.

Benefícios Esperados

· A satisfação de nosso consumidor final.
· Estreita integração com os profissionais de saúde no aspecto somente técnico pautada em confiabilidade recíproca na busca da qualidade assistencial, padronização dos suprimentos e racionalização de seu uso.
· Integração com as Gerencias Técnicas, Administrativas e financeiras.
· Estreita parceria com nossos fornecedores no aspecto comercial pautada em integridade, confiabilidade e qualidade do produto .
· Aumento da lucratividade (no sentido objetivo ou subjetivo)
· Reavaliação dos processos Administrativos e Logísticos.
· Diminuição de estoque.
· Reavaliação do sistema de compras com padronização de materiais e equipamentos
· Reorganização dos centros de custos
· Redução de custos.
· valorize os protocolos e padronizações
· Integração profissional
· Planejamento e integração de toda a cadeia, desde os fornecedores de insumos ate o consumidor final, o paciente.
· Integração gerencial

III. Liderança e Estratégias de Implantação:

O líder do Supply Chain tem que conhecer profundamente todas as implicações econômicas financeiras, estruturais, técnicas e políticas, para ser capaz, como é mandatório, de se articular ou promover articulação com todos os níveis envolvidos no sistema. Para tal é fundamental que tenha um plano de ação desenvolvido que permita que todos tenham de maneira clara as mesmas informações, esclarecendo e facilitando as possíveis discussões que venham surgir.
É de suma importância num processo de implantação de SCM que se de total transparência a todo processo. Todas as especificações, certificações e preços, avaliações de indicadores e resultados têm de ter visibilidade interna por toda estrutura hospitalar, como também divulgado através da Internet ou qualquer outro meio de comunicação, para conhecimento de todos os interessados, desde os fornecedores até os usuários, o que além de permitir uma comparação de resultados entre instituições, poderá também a médio para longo prazo servir como filtro qualitativo e de custos entre os vários fornecedores. Também durante o processo inicial de implantação deve-se dar ênfase à diminuição de custos de estocagem e distribuição sem sacrifício da disponibilidade do produto. Os centros de distribuição devem ser totalmente integrados dentro e fora das unidades permitindo assim uma melhor eficiência na racionalização de custos e aumento da produtividade, e nesse mesmo sentido o uso do papel deve ser substituído por sistemas como o EDI (Electronic Data Interchange) que possibilita o intercâmbio eletrônico de dados, permitindo troca de informações diretas entre os computadores, dispensando a digitação e manipulação dos dados, e pelo ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, um planejamento de recursos da empresa que inclua todos aspectos e recursos computadorizados necessários a seu planejamento e administração eficiente. Esses sistemas permitem através de uma apropriada IDN(Integrated Digital Network) aos centros de distribuição, warehouses, farmácias, administrações, profissionais e pacientes interagirem em ambiente eletrônico e mais produtivo. A automação e os sistemas de informatização são importantes instrumentos que atuarão na inteligência do gerenciamento de materiais, o que hoje não é devidamente valorizado com o investimento necessário. Dentre seus muitos benefícios, além dos já analisados, podemos citar: previsibilidade, padronização, inventário e benckmarking, além de favorecer as decisões baseadas em análise dos materiais dos diversos setores durante o processo de aquisição. O uso de softwares e da Internet têm revolucionado a maneira com que os itens estocados são gerenciados. No hospital, os aspectos de armazenamento e distribuição assumem um papel crucial nos resultados alcançados em cada serviço, sendo mais agudos nos setores mais críticos, necessitando alem de um bom gerenciamento, de um sistema inteligente que não somente supra as necessidades do setor rotineiramente como também , com presteza e proatividade atenda as situações emergenciais. Ormed em seu artigo “How Automation Can Trim Supply Chain Cost” de 2000, dizia que o inventário manual dos itens estocados é tão trabalhoso como ineficiente, citando como exemplo de que 2 a 5% é formado por itens que nunca saíram das prateleiras e 30% por produtos em quantidades excessivas. Com o a automatização do inventário, estas situações são revistas na raiz trazendo como resultado estoque baixo, alta rotação e custos menores.
Leong em 1999 já afirmava: “Em 5 anos, o mais eficiente dos hospitais será, aquele que conseguir manter e rodar sua cadeia de suprimentos on line, com pouca ou nenhuma intervenção humana”. Mas para chegar ate esse ponto é necessário todo um trabalho prévio que passa por identificação por códigos, por padrões de qualificação de materiais e equipamentos e protocolos técnicos que favoreçam um melhor planejamento e condutas eqüitativas que somados criam um ambiente de confiabilidade entre a Instituição e seu quadro profissional. E esse trabalho preliminar deve envolver todos os órgãos de representação técnica e ética sendo esse ao nosso ver o único caminho capaz de vencer as resistências coorporativas, e só assim tornar viável e tolerável financeiramente para Instituição toda essa ebulição tecnológica. Daí ser fundamental para a Administração a habilidade de negociação, uma assessoria com reconhecimento técnico inquestionável e uma comissão de bioética, pois a credibilidade no sistema é o passo mais importante para o sucesso almejado.


Estratégias

· Transparência de todos os processos.
· Comunicação interna e externa eficiente
· Integração de todos os segmentos gerenciais.
· Ambiente de qualidade.
· Assessoria técnica.
· Padronização de insumos.
· Protocolos técnicos.
· Analise e divulgação de indicadores e qualidade dos serviços, materiais e equipamentos.
· Integração dos centros de distribuição, dentro e fora da Unidade.
· Informatização e automação com implantação de EDI, ERP e IDN.
· Integração em rede informatizada e on line e em tempo real, de todos os centros de custos.
· Software gerencial
· Codificação de suprimentos e código de barras.
· Comissões de avaliação de qualidade de serviços, materiais e equipamentos com participação de representações técnicas e de bioética.


IV. Cadeia de Responsabilidades e Integração:

Todos sabemos da complexidade e da responsabilidade dos profissionais sobre os processos existentes numa instituição de saúde e de que tudo deve ser feito em prol de harmonizar um sofrimento, valorizar uma vida ou até mesmo dignificar uma morte, por isso entendemos perfeitamente a colocação de que saúde não tem preço, mas também há de se reconhecer que tem custos e quase sempre elevados. Manter um padrão de qualidade atendendo seu cliente em todos os itens de satisfação e aí se inclui o preço, deve também partir do conhecimento de como é formada essa relação “comercial” que não se limita apenas a dois atores, pois dependendo da situação estão envolvidos pelo menos o hospital, o órgão segurador ou provedor de serviços de saúde, o profissional e o paciente. Evidentemente é reconhecida a estreita relação de confiança e responsabilidade entre este último e seu médico, o que também justifica toda solicitação em prol de melhor tratá-lo, independente de qualquer outra argumentação. Este procedimento estaria absolutamente correto no caso do pagamento do serviço ou da matéria prima ser procedida diretamente pelo paciente que assim cobriria todos os custos apresentados, mas na maioria das vezes não é essa a realidade. Existe um outro elemento financiador do processo que é a seguradora ou outras empresas das quais o médico e os hospitais são credenciados, ou no caso das Instituições Publicas nas quais o tratamento é inteiramente coberto pelo Estado. Em décadas passadas os responsáveis pelos hospitais decidiam unilateralmente o que era melhor para o hospital e logicamente para os profissionais de saúde e por conseqüência para o paciente trazendo, muitas vezes, grande problemas para ambos. Com advento das sociedades éticas e representativas de classe, essa situação se inverteu passando a ser imposto aquilo que o profissional decidia como o mais adequado independente muitas vezes de uma melhor avaliação técnica. Esses dois comportamentos trouxeram, ao longo do tempo, um grande desgaste para essa relação triangular. E como pano de fundo para toda essa situação estavam os custos hospitalares que se apresentavam cada vez maiores e os repasses financeiros quase que insuficientes para cobri-los, naqueles procedimentos de maior complexidade. Num gerenciamento integrado da cadeia de suprimentos é fundamental que seu gestor trabalhe junto a todos os segmentos visando estabelecer uma relação de confiança e respeito, se utilizando para isso das ferramentas de informação e comunicação disponíveis, além de uma assessoria técnica reconhecida que levará a cabo uma padronização continuada de materiais e equipamentos como também confecção de protocolos de utilização referendados pelo Corpo Clínico e pelas Sociedades de Representação e Órgãos de Fiscalização. Haverá nesse processo ganhos na garantia do fornecimento e na qualidade dos suprimentos, mas também algumas perdas já que os profissionais conseguirão aquilo que eles precisam, mas nem sempre aquilo que eles querem. Para que se obtenha um bom resultado com o método, todos os gerentes e profissionais devem estar na mesma sintonia, pois comissões de seleção de produtos são mais efetivas quando todas as partes, ou seja, gerentes, médicos , enfermeiros, biólogos, etc, têm as mesmas informações e mesmo entendimento quanto à análise tipo custo-beneficio das necessidades para que compromissos possam ser firmados. No Supply Chain Management, o gestor deve se preocupar constantemente em aprimorar essa relação dando visibilidade a todas as resoluções que são tomadas no conjunto, inclusive buscando uma boa relação sinérgica com a outra vertente do processo que é a Industria Fornecedora ou Equivalente. Nesse processo integrado é fundamental melhorar as bases informatizadas, ou seja: especificações, fornecedores de insumos, lista de preços, protocolos, inventario, prontuário de avaliação de equipamentos e materiais, avaliação dos usuários e indicadores de resultados. Esses dados devem ficar on-line e transparentes para todos os interessados, permitindo interação com os mesmos e flexibilidade suficiente para mudanças quando se fizerem necessárias.



V. Assessoria Técnica:

A assessoria biomédica, engenharia clinica ou tecnicamente similar deve-se fazer presente nas diversas fases do processo dentro dessa nova relação de responsabilidade, atuando não só na fase preliminar de qualificação técnica da empresa e do produto, como também na avaliação do dia a dia dos diversos materiais e equipamentos, como garantia da manutenção da qualidade e especificação de novos materiais, alem de estarem lado a lado com os clientes internos e externos num processo contínuo de avaliação de satisfação dos mesmos.
A Assessoria Técnica capacitada para tal, tem como atribuições um acompanhamento documentado dos materiais por grupos de amostragem, e um prontuário de cada equipamento com todo seu histórico de utilização por setor, número de manutenções, consertos e avaliação de seus usuários. Com esse histórico, será avaliada a qualidade do material e equipamento, a necessidade ou não de contrato de manutenção, isto é seu custo-benefício. Essa análise também subsidiará possíveis discussões com os respectivos fornecedores objetivando aprimoramento da qualidade do produto, mas também, em casos extremos, a devolução do mesmo ou rescisão de contrato. Também atuará juntamente ao corpo de profissionais para confecção de especificações de materiais e equipamentos além de verificarem se os produtos oferecidos e os entregues estão dentro do que foi especificado. Esse tipo de trabalho atua decisivamente na redução de custos, não somente por nivelar pelo menor preço produtos de mesma especificação e qualidade como garantindo através de análise impessoal e técnica que o produto que está sendo entregue corresponde ao produto comprado. Outra vantagem é de permitir a contratação dos serviços de manutenção mensal somente onde se fizerem absolutamente necessários.
A SCM através dessa assessoria técnica deverá fornecer relatórios periódicos de todo material de avaliação de seus bancos de dados, assim como o resultado dessa análise, para todos os setores do hospital e a seus responsáveis. Podendo também ser fornecida uma copia específica, para aquela Industria Fornecedora, visando possíveis correções de rumos e reforçando seu relacionamento de forma decisiva, o que se refletirá na entrega, na qualificação ou aprimoramento dos insumos utilizados. Hoje já se tem diversos indicadores de produtividade e qualidade, e mais pesquisas estão se expandindo nesse campo, devendo o contínuo controle de qualidade com as respectivas certificações serem atributos exigíveis aos fornecedores de insumos para nossos hospitais. E somente dessa maneira juntamente com um sistema de compras menos burocrático, menos obscuro e mais transparente conseguiremos estimular de uma maneira positiva a concorrência que junto com algumas outras medidas organizacionais levarão a uma real redução de seus custos dentro de um ambiente de qualidade e satisfação.


Atribuições

. Qualificação técnica da empresa fornecedora.
. Qualificação e especificação do produto.
. Acompanhamento diário dos materiais e utilização dos equipamentos.
. Avaliação da manutenção e da qualidade dos produtos.
. Integração co as gerencias técnicas objetivando melhor definição das necessidades do setor e suas especificações.
. Confecção de prontuário técnico para cada conjunto de materiais e equipamentos.
. Manutenção de histórico de analise, junto a competência técnica especifica, dos insumos utilizados no hospital.
. Treinamento inicial e educação continuada na utilização dos diversos equipamentos.
. Analise tipo custo benefício dos contratos de manutenção de equipamentos técnicos.
. Recebimento e cadastro dos produtos comprados para cada setor hospitalar.
. Relatórios periódicos a todos setores envolvidos.


VI. Conclusão:

Acreditamos que o Supply Chain Management como conceito deva ser um comportamento a ser seguido e perseguido pelas nossas instituições hospitalares se quiserem manter a sobrevivência e a excelência de seus serviços dentro desse mundo competitivo resultante da globalização. Pois com advento de novas tecnologias surgem novos métodos de diagnóstico e tratamento elevando os custos a exponenciais estratosféricos. Dessa maneira acreditamos que o SCM melhor organizando a aquisição racionalizada de produtos especificados, padronizados e ligados à produção de serviços compatíveis, conseguirá reduzir substancialmente os custos operacionais da cadeia de suprimentos. Mas passos preliminares importantes terão que ser dados. Como a criação de um ambiente de rede para que as informações possam ser visíveis e que as comunicações ganhem agilidade circulando por todos os setores gerenciais e produtivos. Haver internamente integração entre as áreas técnicas e administrativas com o devido reconhecimento de suas competências. Que os profissionais de saúde possam interagir com uma assessoria técnica reconhecida que de embasamento às suas necessidades e especificações de materiais. Que a gerência do SCM integre todos os setores objetivando uma sintonia de propósitos em um ambiente de confiabilidade recíproco. Que a integração pretendida não se de apenas internamente, mas que haja também envolvimento, pautado pela integridade e parceria, com os fornecedores de insumos. Partindo desse ponto, achamos que o SCM é um conceito que integra e conscientiza todos os usuários da cadeia assistencial a estabelecer compromissos pautados pelas necessidades dos pacientes, pelo equilíbrio e racionalização na utilização dos produtos e procedimentos, dentro de um ambiente onde a integridade e a ética prevaleçam sobre os aspectos econômicos.